法務担当必見。Wordの変更履歴やコメントの削除方法とは？クリーン版とは？わかりやすく徹底解説します！

この記事でわかること

• Wordの変更履歴とコメントの使い方、削除方法
• 契約書のクリーン版とは？
• リーガルチェックにおける注意点

1. そもそもWordの変更履歴やコメントとは？

契約書の締結をする際に、Wordでやり取りをすることって多くありますよね。

その際に、「削除して欲しい箇所」「変えて欲しい箇所」「変更した箇所」などを、変更履歴を残しながら記載したり、コメントを残したりします。

変更履歴は承諾をしない限り本文には反映されないため、内容が確定するまでは、変更履歴を残しながら先方とやり取りを進めます。

そして、その変更に対する理由や捕捉事項をコメントへ残していきます。

では、具体的にどのように使うのでしょうか？

順に説明していきますね。

1.1 Wordの変更履歴機能

トップバーの「校閲」→「変更履歴の記録」をONにします。

この状態で、何かしらの変更をすると、以下の画像のように履歴が残ります。（赤字の箇所）

削除したところには、取り消し線がされ、新しく追加した文言が赤文字で表示されます。

1.2 Wordのコメント機能

変更履歴を残す際に、コメントを残すこともできます。

それが、コメント機能です。

「なぜこの項目を変えるのか」という理由を添えたり、

「このような言い回しに変えていただけませんか？」というような提案をしたりする際に使用します。

具体的には、コメントを残したい箇所を選択し、「新しいコメント」をクリックします。

そうすると、右側にコメント欄が出て来ますので、残したいコメントを記載します。

このコメントに対し、先方から返信があります。（赤枠の箇所）

以上のような流れで、変更履歴＆コメントを利用しながら契約書の内容を詰めていきます。

2. Wordの変更履歴とコメントの削除方法

内容が固まったら、これまでの変更履歴やコメントを消して綺麗な状態にしましょう。

変更履歴もコメントもない綺麗な最終版の状態を「clean版（クリーン版）」と言います。

2.1 Wordの変更履歴の削除方法

変更履歴を削除する方法は、「承諾」の中の、「承諾して次へ進む」をクリックすると上から順番に変更履歴が反映されていきます。（赤矢印の箇所）

一箇所ずつ確認して問題なければ、どんどん承諾して反映させていきましょう。

変更履歴が多すぎて、一つずつ承認するのが大変な場合は、一気に承諾することも可能です。

その場合は、「承諾」の中の、「すべての変更を反映し、変更記録を停止」をクリックします。（赤矢印の箇所）

2.2 Wordのコメントの削除方法

次はコメントの消し方です。

すべての変更履歴を反映させた後でも、コメントはまだ残っています。

コメントの右側にある「•••」をクリックし、「スレッドを解決する」をクリックするとコメントは消えます。（赤枠箇所）

コメントを解決した後は、以下のようなマークが残ります。（赤矢印の箇所）

こちらをクリックすると再度コメントのやり取りの内容を確認することができます。

このマークは、印刷時には写りませんのでご安心を。

ちなみに、以下の「スレッドの削除」にしてしまうと、コメント自体が完全に削除されてしまいます。（赤矢印の箇所）

コメントのやり取りを振り返りたいと思った時に困りますので、何か意図がない限りは、「スレッドの削除」は使わないようにしましょう。

3. リーガルチェックのやり取りにおける注意点

ここまで、変更履歴やコメントについて説明しました。

履歴を残すことは、契約書のやり取りにおける一種のマナーと言えるくらいとても重要です。

クライアントと契約書のやり取りをする際の注意点改めて押さえておきましょう！

4. まとめ